Entenda como definir KPIs para sua IES

Guilherme Faria

“O que não é medido, não é gerenciado”. Dita ainda na década de 1990, a frase dos criadores da metodologia Balanced Scorecard, Robert Kaplan e David Norton, nunca coube tão bem quanto agora. O mercado cada vez mais qualificado exige que as instituições conheçam os pormenores de seus resultados e saibam identificar oportunidades e pontos a serem melhorados em suas estratégias. Logo, compreender como definir KPIs se tornou imprescindível, inclusive para as instituições de ensino.

Para ajudar você com isso, veremos neste artigo o que deve ser levado em consideração para definir KPIs para a sua instituição de ensino. Confira!

Por que os indicadores são essenciais para a gestão?

Mensurar dados é de extrema importância para as instituições que almejam se manter sempre competitivas. Para citarmos um exemplo, organizações que acompanham periodicamente suas ações afirmaram ser 50% mais bem-sucedidas que aquelas que não têm conhecimento sobre seus números, segundo a Content Trends 2016.

É nesse sentido que os KPIs (Key Performance Indicators) permitem um acompanhamento preciso do desempenho de uma estratégia, seja ela na área financeira, seja no marketing. Bons indicadores ajudarão você a comparar processos e entender o que esperar dos resultados obtidos.

Assim, eles são importantes justamente por oferecerem um diagnóstico à instituição de ensino, para que ela possa se direcionar melhor no mercado educacional, que sempre apresenta novos desafios.

Como definir KPIs de forma correta?

Antes de qualquer outra coisa, o KPI precisa ser útil e relevante para o objetivo estipulado. Do contrário, optar por indicadores incompatíveis pode levá-lo a uma visão distorcida da sua realidade.

Aliás, essa relevância merece ser destacada, visto que o setor de ensino superior movimentou, apenas em 2017 cerca de R$54,5 bilhões. Vejamos, então, como definir tais indicadores.

Preze pela relevância e disponibilidade

Você já deve ter ouvido falar daqueles indicadores de vaidade, certo? Eles mostram números que até parecem interessantes, mas na verdade, não têm muita relevância, ou mesmo mascaram a sua realidade.

Geralmente, eles costumam mexer com o ego — então, não se deixe enganar, por exemplo, pelo elevado número de inscritos no processo de seleção, curtidas e interações nas redes sociais ou cliques e visualizações de páginas web.

Procure métricas que realmente importam e que possam ser mensuradas com precisão. Pode parecer estranho, mas pense bem: só é possível medir a conversão de candidatos, por exemplo, quando a IES já começou um trabalho para gerá-los. Ou seja, se ela possui uma boa estrutura. Entre as que podem ser avaliadas para analisar o retorno sobre investimento (ROI) e desempenho de crescimento da unidade, estão:

  • taxa de conversões;
  • lifetime value (LTV);
  • custo de aquisição (CAC);
  • número de visitantes.

Veja a relevância do indicador para os objetivos-base da instituição

As KPIs são os principais responsáveis por informá-lo se a sua estratégia está fazendo com que a campanha siga o rumo do seu objetivo principal. Se a sua meta é adquirir relevância no mercado com a sua instituição de ensino, o indicador-chave deve trazer todas as informações que permitam saber se o fato foi alcançado.

Quando o objetivo é obter um maior número de matriculados, por exemplo, o indicador precisa mostrar que a instituição está captando mais alunos, no entanto mantém os que já estudam na instituição. Isso porque eles também fazem parte do processo de atrair candidatos. Portanto, caso não aponte para esse resultado, é necessário redefini-lo, de forma que ele se torne relevante para a instituição.

Considere a tomada de decisões

Um indicador-chave precisa ajudá-lo a fazer escolhas inteligentes, que impactarão a instituição de ensino. Por isso, no momento em que for escolhê-lo, leve em consideração também a sua importância para o processo de tomada de decisões.

Ainda que a sua IES tenha um faturamento alto e lucratividade suficiente para investir em melhorias, de nada adiantará ter esses números se você não souber como aplicar o capital corretamente. É fundamental ter foco para fazer escolhas mais inteligentes — e isso inclui se apoiar nos KPIs certos.

Busque periodicidade

Outro aspecto importante para saber como definir KPIs é conferir se eles têm periodicidade. Isso é o que garantirá consistência às informações para realizar um acompanhamento regular, colaborando com a compreensão do que funciona ou não e, qual é o retorno sobre o investimento realizado.

Como definir KPIs - métricas

Como uma agência especializada pode ajudá-lo a definir esses KPIs?

Diante do que vimos até aqui, contar com uma agência especializada é crucial não só para saber como definir KPIs importantes, mas também para mensurá-los e implementar uma atuação estratégica dentro da sua IES. Segundo a EduTrends, cerca de 81,3% das instituições investem em marketing digital, logo, ter um trabalho profissional ajuda na competitividade.

Conhecer a realidade da instituição

Uma das primeiras tarefas realizadas pela agência será conhecer a realidade da sua instituição de ensino. Isso inclui saber quais são:

  • o seu público-alvo;
  • os tipos de serviços oferecidos (no caso cursos e especializações);
  • os principais concorrentes;
  • o reconhecimento da marca no mercado;
  • as suas estratégias de marketing;
  • o seu alinhamento.

Com essas informações, a agência lhe ajudará a compreender qual meta é mais interessante para a instituição, de maneira mais realista. Afinal, ela sabe quais variáveis considerar (como o seu atual posicionamento, os números do mercado, entre outros) e como fazê-lo.

Elaborar estratégias com resultados sustentáveis e escaláveis

Graças ao conhecimento sobre metas e números que indicam os resultados esperados, é possível estabelecer estratégias mais efetivas para atingir seus interesses. A definição de KPIs, em conjunto com a agência, é um dos principais aspectos para estabelecer as ações estratégicas mais eficazes — que consigam elevar os números de matrículas e reduzir a evasão de alunos —, levando a instituição ao sucesso desejado.

A IES pode, ainda, verificar o seu desempenho e retorno a partir do valor gasto para ativar uma estratégia que visa a captação de alunos, comparando o investimento com o valor obtido por meio da efetivação de novas matrículas e renovações.

Monitorar os dados e criar relatórios dos progressos das metas

Depois de entender definir KPIs, outro passo é acompanhar as métricas corretas. Isso significa acompanhar de perto a evolução dessas informações e a criação de relatórios de progressos de metas. Consequentemente, a instituição terá muito mais propriedade sobre as ações que devem ser continuadas e as que não devem — informações essenciais para um planejamento estratégico.

Uma métrica bastante eficaz nesse sentido diz respeito ao lifetime value do aluno, que é o montante gerado ao longo de todo o relacionamento com a IES. Por meio dela, é possível projetar quanto um aluno gerará de lucro desde o momento da matrícula até a conclusão do curso.

Reduzir custos de tentativa e erro

Em vez da equipe da própria instituição de ensino ter que descobrir quais são os melhores indicadores por tentativa e erro — o que sai mais caro quanto mais erros houver — a agência será determinante para se chegar à solução com agilidade e menor custo. Isso porque os seus serviços se concentram nos resultados obtidos em análises prévias, unindo-os à sua expertise.

Ter uma visão externa do negócio

A agência tem um olhar mais abrangente e externo da sua instituição de ensino. Por atuar na mesma área, ela pode enxergar e entender pontos que o público acredita ser importantes.

Enfim, fica claro como contratar uma agência de marketing digital especializada em captação e retenção de alunos na instituição de ensino é contar com profissionais qualificados e com conhecimentos diversos. Esses, são capazes, de fato, de gerar resultados satisfatórios. Afinal, utilizam seus conhecimentos e sabem como definir KPIs eficazes, a fim de garantir que a IES cresça e se desenvolva.

Gostou do nosso post? Agora que você sabe como definir KPIs, entre em contato conosco e conheça as melhores soluções para a sua IES!

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