Muitos inscritos, poucos matriculados: saiacomo aumentar a qualidade das inscrições na sua IES

Rodrigo Neiva

Um cenário muito comum nas Instituições de Ensino Superior é ter muitos candidatos inscritos, mas poucos alunos matriculados. Essa seja talvez a maior dificuldades que as IES particulares possuem nas campanhas de vestibular. Muitas podem ser as causas, mas será que a qualidade das inscrições influencia diretamente no número de alunos matriculados?

Esse é um tema bastante complexo e que depende da análise de muitas variáveis. Neste texto, vamos focar principalmente em analisar a qualidade dos inscritos para o vestibular.

Não é difícil conseguir relacionar a quantidade de alunos inscritos com um maior número de matriculados, não é mesmo?

Mas e a qualidade?

A qualidade da inscrição quer dizer o quão propenso a estudar na sua instituição um candidato está. Desta forma, conseguimos verificar que, quanto maior a qualidade da inscrição, maior é a chance desse inscrito se tornar matriculado.

Mas como analisar essa métrica? Como saber se a qualidade das inscrições está diretamente ligado com as poucas matrículas? E, principalmente, como aumentar a qualidade das inscrições na sua IES?

Antes de medir a qualidade das inscrições na sua instituição de ensino, como está sua taxa de conversão?

Antes de avaliar a qualidade das inscrições, é preciso checar sua taxa de conversão

 

Como está a taxa de inscritos que se tornaram matriculados na sua IES nas últimas campanhas de captação? Você possui esse número? Se a resposta for não, basta pegar a quantidade de matrículas e dividir pelo número de inscritos. Veja o exemplo:

Curso Inscrições Matrículas Taxa Inscritos → Matriculados
Administração 523 122 23,3%

No exemplo acima, o curso de Administração, possui uma taxa de conversão de Inscritos → Matriculados de 23,3%.

Faça isso para todos os cursos e você terá sua taxa média de Inscritos → Matriculados.

Este número vai te ajudar a saber quantas inscrições você terá que gerar para atingir sua meta de matrículas.

Agora, vamos para a taxa de qualidade das inscrições

A taxa de qualidade deve ser medida de acordo com características reconhecidas e comprovadas da sua persona. Por isso, a taxa de qualidade pode variar bastante de uma IES para outra.

No exemplo abaixo, temos uma tabela que mostra como você deve encontrar a taxa de qualidade dos inscritos. Ela é toda baseada em uma pesquisa com seus alunos atuais.

Quando você conseguir entender o perfil do seu cliente atual, você pode criar formas de encontrar os mesmo padrões nas novas inscrições. Veja o exemplo:

Alunos atuais Características predominantes
Cursos mais procurados Direito, Enfermagem, Odontologia, Comunicação
Faixa etária 18 a 24
Região Região Sul
Distância máxima do campus 10Km
Precisa de financiamento? Sim
Transporte que usar para chegar à IES Ônibus
Turno Manhã
Nível de escolaridade Ensino médio
Já possui carteira assinada? Não
Como ganha dinheiro? Mesada
Possui parentes que estudou na IES? Sim
Tem amigos que ainda estudam na IES? Sim
Estado civil Namorando
Já viajou para o exterior? Não
Já estudou em outra IES? Não
Etc.

Não existem limites para a segmentação. Possuir informações como estas é muito valioso para construir ações de automação e acelerar seus resultados.

Como aumentar a qualidade das inscrições?

 

Para explicar como aumentar a qualidade das inscrições da sua IES, vamos utilizar de exemplos e erros comuns que algumas instituições ainda cometem quando estão fazendo seu marketing educacional.

Listamos algumas dúvidas e problemas que encontramos em diversas universidades que são nossos clientes. Também apresentamos algumas alternativas para colocar o projeto de captação nos trilhos.

Veja se a sua IES está cometendo alguns deles e saiba como corrigir a rota:

“Qualquer inscrição é uma boa inscrição”

Você pode pegar a quantidade de inscrições e pensar: “Vou bater a meta de captação esse semestre, com certeza!”. Mas quando a campanha acaba e os resultados não saem como o esperado, as respostas não são encontradas.

O que acontece é que, se você não possuir as informações corretas sobre os inscritos, não conseguirá medir a qualidade deles. Ou seja, você não terá como definir se esse aluno inscrito é propenso a se tornar um aluno de fato.

Como aumentar a qualidade das inscrições #1: você deve possuir formulários de captação de informações no seu site, para solicitar dados precisos sobre os interesses do aluno. Desse modo, você conseguirá qualificar a sua base de inscrições, definindo em qual segmentação aquela inscrição se enquadra, e que tipo de informações você deve enviar para converter esta inscrição em uma matrícula. Além disso você conseguirá focar seus esforços de venda nas inscrições mais qualificadas.

No texto deste link, Daniel Antonucci demonstra como sua ficha de inscrição deve estar adequada com o público-alvo. Você não precisa de um questionário interminável e que causa receio de ser preenchido. Como os candidatos são jovens, da geração Y, sua ficha de inscrição precisa ser otimizada para atender às expectativas deles.

“Só preciso do nome, e-mail e telefone do candidato”

 

Um bom formulário é fundamental para melhorar a qualidade das inscrições

Muitas instituições pedem apenas as informações básicas, mais precisamente nome, e-mail e telefone dos candidatos.

Com esses dados, você consegue estar em contato com seu candidato, certo?

Mas essas informações ainda não são suficientes.

Apenas com o nome, telefone e e-mail, você terá que abordar o candidato de uma forma genérica, já que você não terá mais nenhuma informação sobre ele.

Ao captar informações que te ajudem a qualificar o candidato, você conseguirá entender o que ele está precisando. Assim você pode classificá-lo como um potencial aluno para sua instituição ou não, além de poder direcionar seu discurso em vários meios de comunicação, de acordo com as necessidades dele.

Como aumentar a qualidade das inscrições #2: você deve solicitar informações sobre seu candidato aos poucos. Assim você vai definindo quais são suas reais necessidades e se sua instituição tem como supri-las.

Por exemplo, você consegue ter um embasamento muito maior sobre os alunos inscritos sabendo se ele precisará de financiamento estudantil ou não, se ele mora perto da sua instituição ou não, se ele acabou de formar no ensino médio ou se ele está voltando a estudar. Você deve retirar do seu estudo de personas as ideias sobre quais informações captar dos candidatos, ou seja, quais as necessidades que o aluno ideal da sua instituição possui.

Outra dica é solicitar algumas dessas informações pelos seus formulários de captação de leads e, até mesmo, formulário de inscrição. Com essas informações você pode qualificar sua base de inscritos, segmentá-la para entrar em contato com esses inscritos e tratar suas objeções de formas diferentes.

“Não precisamos qualificar inscritos, aqui nós ligamos para todo mundo”

Outro erro que algumas instituições cometem é achar que os inscritos não precisam ser qualificados antes que a equipe comercial entre em contato com eles.

Quando você faz uma abordagem genérica, sua precisão no discurso é muito menor. Grande parte das pessoas que se inscrevem possuem interesse em efetuar a matrícula e estudar na sua instituição, mas ainda não estão prontas. O momento ainda não é o adequado.

É claro que você terá resultados se ligar para todas as pessoas da sua base. Mas sua taxa de conversão será muito menor. Você acabará afetando o relacionamento com os inscritos que ainda não vão se matricular.

Como aumentar a qualidade das inscrições #3: seguindo os passos acima, você terá informações suficientes para desenvolver um processo de qualificação das suas inscrições. Dependendo do que o candidato preencheu na ficha de inscrição, ele receberá uma nota maior ou menor na qualificação.

Ao qualificando seus inscritos, você consegue direcionar sua equipe comercial para realizar um atendimento assertivo.

Isso é importante para que você possa focar suas ações nos inscritos que estão mais aptos a se tornar alunos.

Assim, você aumentará sua taxa de conversão, pois levará a mensagem certa para a pessoa certa, no momento certo.

“Não temos estratégia de nutrição de leads”

Um fluxo de nutrição é essencial para trabalhar as leads e garantir a qualidade das inscrições

Se você capta o e-mail e algumas informações do candidato, quanto tempo demorará pra você entrar em contato com ele? Por email, por telefone ou qualquer outro meio?

Além disso, como é esse contato? É um contato comercial? Mais ou menos como aqueles oferecendo promoções?

O problema aqui é que poucas instituições de ensino possuem uma forma de manter o relacionamento com seus candidatos. Menos IES ainda conseguem fazer esse relacionamento da forma correta.

O relacionamento não deve ser feito apenas para comercial. Ele precisa ser feito de maneira consultiva, para ajudar esse futuro aluno. Claro que você sempre deve deixar que o potencial aluno se matricule, por isso em qualquer contato seja por email ou por telefone, o aluno deve ter a oportunidade de se matricular.

Mas o candidato é que deve tomar essa decisão. Você não deve empurrá-lo funil abaixo.

Quando você cria um relacionamento com o aluno de forma consultiva, ou seja, entendendo o que ele precisa e como você pode ajudá-lo, ele começa a enxergar sua instituição como um lugar onde vai resolver os problemas dele, e não como um fornecedor.

Como aumentar a qualidade das inscrições #4: quando a pessoa fornece seus dados para sua IES, ela fez apenas o primeiro passo de uma longa jornada. Se você não mantiver contato com ela, outra instituição pode entrar em cena e roubar a atenção do candidato.

Porém, manter contato, não é simplesmente enviar um e-mail genérico. Você deve estar em contato com essa pessoa, enviando informações relevantes para esclarecer sua decisão de compra.

A abordagem não pode ser feita de uma forma inadequada, com um discurso de venda em todos os momentos. O foco da sua atuação deve ser ajudar essa pessoa nas principais dificuldades dela.

Mais uma vez voltamos à persona, conseguindo identificar quais são essas dores. É possível desenvolver uma estratégia de nutrição que seja realmente direcionada para essa pessoa, ajudando-a a tomar uma boa decisão na hora de escolher onde estudar.

Qualquer instituição pode aumentar a qualidade das inscrições e converter mais candidatos em matriculados

Este texto é apenas o início do processo para aumentar a qualidade das inscrições. Existem muitos outros pontos que precisam ser abordados e discutidos. Se fossemos colocar todos os erros e sugestões de soluções para a realidade do mercado educacional nesse texto, ele daria no mínimo um livro.

O mais importante é você ter a consciência que a sua instituição pode converter mais inscritos em matriculados e para te ajudar a superar essa barreira.

Se você quiser aumentar a qualidade das suas inscrições, pode contar com a gente! Temos um time especializado em otimizar todos os processos que descrevemos neste conteúdo. É só falar com um de nossos consultores.

 

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