A análise SWOT tem como objetivo trazer uma visão abrangente dos fatores que influenciam na estratégia de crescimento da empresa, inclusive nas ações e nos resultados dos times de marketing e vendas. Essa é uma ferramenta essencial quando falamos em planejamento para instituições de ensino.
Esse tipo de análise é extremamente útil para que um dos maiores desafios da equipe de marketing seja cumprido: olhar para si própria e reconhecer seus erros e acertos. Assim, as estratégias poderão ser sempre realinhadas, de acordo com as movimentações do mercado e resultados alcançados.
Que tal aprender de uma vez por todas o que é e qual é a importância da análise SWOT? É só seguir a leitura, que esclarecemos todas as suas dúvidas!
O que é uma análise SWOT?
A análise SWOT (ou FOFA, em português) é uma matriz formada por quatro itens:
- Strengths (Forças);
- Weaknesses (Fraquezas);
- Opportunities (Oportunidades);
- Threats (Ameaças).
Sua função básica é entender a influência que fatores internos e externos exercem sobre as instituições de ensino. Por meio da matriz, todos esses fatores podem ser sistematicamente elencados e estudados.
Análise SWOT da organização de ensino
Ao fazer a análise SWOT, a sua IES terá plena ciência dos pontos fortes e das oportunidades que eles trazem. Da mesma maneira, ela ajuda a identificar as fraquezas e as ameaças existentes.
E qual o resultado disso? É trazer à luz um completo panorama da “situação atual” da sua IES, como em um verdadeiro diagnóstico.
Qual é o objetivo principal da análise SWOT?
Como comentamos, a análise SWOT tem como objetivo principal identificar e compreender as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças de uma empresa ou projeto, a fim de ajudar a tomar decisões estratégicas informadas.
A ferramenta pode ser utilizada para a sua IES se destacar em relação à concorrência, aproveitar oportunidades de mercado e mitigar possíveis ameaças.
Além disso, a análise SWOT pode ajudar a instituição a estabelecer objetivos claros e prioridades estratégicas, alocar recursos de maneira eficaz e avaliar seu desempenho de maneira regular.
Qual é a importância da SWOT para um plano de negócios?
A análise SWOT é importante para um plano de negócios porque fornece uma visão geral das situações internas e externas à empresa.
Ao identificar as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças de uma empresa, a análise SWOT permite a elaboração de estratégias realistas e eficazes para alcançar os objetivos do plano de negócios.
Além disso, a ferramenta pode ajudar a identificar pontos fracos no plano de negócios e a propor soluções para corrigi-los. Também serve para avaliar a viabilidade de novos projetos e oportunidades de mercado.
Ou seja, a análise SWOT é uma ferramenta valiosa para a tomada de decisões estratégicas e para o sucesso a longo prazo de um negócio. Por isso, ela deve ser utilizada em sua instituição de ensino.
Quando se deve fazer a análise SWOT?
Consideramos que a análise é válida sempre que a instituição pretende de alguma forma se renovar. Por exemplo:
- criar campanhas e projetos;
- seguir um moderno plano de negócios;
- elaborar novas categorias de cursos;
- investir em estratégias de Inbound Marketing.
Isso significa que a análise SWOT não consiste em ato único: ela deve ser feita de acordo com as necessidades da IES.
Recomenda-se que a matriz seja refeita pelo menos uma vez por ano. Você pode aproveitar os períodos de recesso acadêmico para isso.
Conhecendo melhor os elementos SWOT
Anteriormente, nós aprendemos que a matriz da análise SWOT é constituída de 4 elementos, certo? Entender do que se tratam esses elementos é importante para se colocar a mão na massa. Isso porque eles são, basicamente, as peças essenciais para mapearmos todos os aspectos que serão analisados.
Veja a seguir um breve resumo sobre eles.
O que são forças, fraquezas, oportunidades e ameaças?
Iniciaremos pelos dois pontos que servem de base para os demais: as forças e fraquezas atreladas à sua IES.
- Forças: são os pontos fortes da instituição e que ajudam a alcançar objetivos e metas, considerando todos os recursos reconhecidos e responsáveis por gerar bons resultados.
- Fraquezas: são os pontos fracos que também estão sob controle. Nesse caso, são fatores que atrapalham o crescimento da instituição.
As forças e fraquezas variam de pessoa para pessoa, assim como de uma instituição para outra. Por exemplo, a agilidade no atendimento, ponto forte de uma determinada IES, pode ser o principal ponto fraco da concorrente.
Vejamos agora o que significam os outros dois elementos, ou seja, as ameaças e oportunidades trazidas pelas forças e fraquezas.
- Ameaças: são fatores externos prejudiciais para a instituição. A entrada de um novo concorrente ou problemas com a segurança no entorno da escola, são algumas possíveis ameaças ao negócio.
- Oportunidades: são fatores externos sobre os quais você pouco exerce influência, mas que favorecem os objetivos da instituição. Exemplos:
- o crescimento econômico da cidade em que a IES está sediada;
- uma nova tecnologia disponível a baixo custo;
- surgimento de indústrias que podem empregar os alunos formados etc.
Diferentemente das forças e fraquezas, os fatores externos podem ser comuns entre instituições. Exemplo: regulamentações do governo.
Os impactos gerados variam para cada estabelecimento, ou seja, as IES bem-preparadas costumam adquirir vantagens significativas. É justamente isso que faz da análise SWOT algo tão importante para uma gestão de sucesso.
Uma IES que não conhece suas forças, fraquezas, oportunidades e ameaças não compreende o próprio status da instituição, portanto, não tem como se planejar.
Como fazer uma análise SWOT em sua IES? Veja 6 passos
Agora que já temos boa noção do que é a análise SWOT, que tal aprender como colocá-la em prática?
Siga as nossas 6 dicas abaixo para realizar a análise com êxito.
1. Tenha uma questão para ser resolvida
Quando sua equipe de marketing for aplicar a matriz, tenha sempre em mente um objetivo bem claro. A análise passa a ter muito mais sentido se houver uma questão a ser resolvida e um objetivo a ser alcançado com as soluções descobertas.
Por exemplo: a instituição X pretende abrir cursos durante as férias e, para obter um bom retorno financeiro, quer garantir pelo menos 75% de ocupação das vagas disponíveis. A pesquisa, portanto, deve levantar as informações focadas nesse projeto.
2. Colete os dados para fazer sua análise SWOT
O próximo passo é buscar e reunir as informações necessárias. Veja algumas dicas de como isso pode ser feito:
- entrevista com o público em geral, como alunos, pais de alunos e funcionários;
- pesquisa nos registros internos;
- análise da concorrência;
- internet, imprensa e instituições públicas.
Depois vem uma parte fundamental: a curadoria das informações coletadas pela IES.
3. Organize as informações na sua análise SWOT
A matriz tem um formato bem conhecido e que facilita sua visão e análise. É muito importante que se tenha em mãos todas as informações coletadas até o momento.
Que tal fazermos juntos? Basta seguir o nosso pequeno passo a passo.
Análise SWOT: template
Primeiro: divida uma folha de papel em quatro quadrantes. Cada quadrante corresponde a um dos elementos SWOT.
Portanto, ao final desta etapa teremos os quadrantes preenchidos pelos seguintes nomes:
- Forças;
- Fraquezas;
- Oportunidades;
- Ameaças.
Em seguida, é preciso separar, filtrar e distribuir os resultados entre forças e fraquezas para os fatores internos, e entre oportunidades e ameaças para fatores externos.
Assim que finalizar essa parte, você pode digitalizar e documentar o levantamento de forma que tenham acesso sempre que precisarem.
4. Entenda a qualidade do corpo acadêmico
A qualidade do corpo docente é determinante para a obtenção de resultados e construção de reputação da sua IES. No processo de análise SWOT, esse quesito pode ser tratado tanto como uma força, quanto uma fraqueza.
Se a sua IES dispõe de professores altamente capacitados e motivados, é certo que este será um ponto forte e gerador de oportunidades. Por outro lado, o déficit de qualidade implica em fortes ameaças que podem gerar danos permanentes — ou que demandam muito tempo para desaparecer.
Um exemplo clássico são as instituições que ficam marcadas negativamente na opinião do público. Elas ficam conhecidas por contratar professores despreparados. E, com isso, carregam rótulos que comprometem a marca.
Portanto, não hesite em conhecer profundamente o corpo acadêmico para constatar se ele é uma força ou fraqueza da sua IES.
5. Agende reuniões de brainstorming
É muito importante que todos os envolvidos se reúnam para debater sobre os fatos e propor soluções. Sessões de brainstorming são ideais em situações que envolvem soluções abrangentes.
Para isso é necessário que todos os objetivos e informações sejam compartilhados, do contrário não há como dar início à reunião.
Salientando que os dados devem ser apresentados livres de filtros e comentários, evitando quaisquer parcialidades ou inferências pessoais.
Recomendamos que as sessões sejam bem organizadas, de preferência intermediadas por uma figura neutra. Assim, será possível manter o foco no que é importante — os quatro elementos da análise SWOT.
6. Crie um plano de ação
Esse será o momento de produzir as soluções para os problemas identificados na análise SWOT. Na prática, trata-se de concluir o planejamento estratégico – lembra que falamos que a análise SWOT é só o primeiro passo?
Com as informações em mãos, você pode:
- reavaliar seus objetivos e metas;
- elaborar o corpo do seu projeto: formato, canais de divulgação e relacionamento, professores e o que for importante para proporcionar um serviço mais qualificado aos alunos;
- determinar as métricas e KPIs.
Note que todo o plano de ação reflete todo o conhecimento extraído da sua pesquisa.
Entre tantos significados que isso nos traz, destacamos que a profundidade e complexidade da pesquisa tende a influenciar na eficácia dos planos de ação.
É importante que você note que todo o seu plano de ação reflete todo o conhecimento extraído da sua pesquisa, percebe?
A análise SWOT, quando bem elaborada, traz um diagnóstico importante para o gestor tomar decisões estratégicas e construir seu planejamento de forma mais segura
É um estudo que aponta os caminhos que uma Instituição de Ensino Superior (IES) precisa seguir para aproveitar suas oportunidades e forças. Assim como minimizar ou eliminar as ameaças e fraquezas.
Desse modo, se torna um método fundamental, desde que reproduzido continuamente, para que sua IES tenha melhores condições de conquistar mais alunos, não é?
Quais são as vantagens do uso da análise SWOT?
Com a ferramenta de análise SWOT clássica aplicada, a sua IES terá várias vantagens. Veja, a seguir, algumas das principais delas, a seguir!
Identificação dos pontos fortes para trabalhar no marketing
Quando você fizer uma análise SWOT, poderá ter mais clareza sobre os pontos fortes da sua IES. Assim, poderá utilizar essas informações de forma estratégica nas ações de marketing.
Vamos supor que a sua IES mantém uma biblioteca completa, com um amplo acervo de livros e revistas acadêmicas para os estudantes realizarem pesquisas e trabalhos. Certamente, esse é um diferencial e tanto.
Então, ao produzir conteúdos para o seu blog, por exemplo, essa informação pode ser destacada. O marketing pode, inclusive, fazer posts com dicas de leitura de livros disponíveis na biblioteca. Assim, o seu público ficará sabendo desse diferencial.
Análise de pontos a serem melhorados
Ao realizar a análise SWOT na IES, também serão listadas fraquezas, que poderão ser melhoradas.
Vamos usar o mesmo exemplo anterior, mas com outro olhar. Imagine que a sua instituição tem uma biblioteca, mas ela possui poucos exemplares de livros e a maioria deles já está defasada e com conteúdos desatualizados.
Com certeza esse é um ponto que demanda melhorias. Entre outras coisas, a IES poderá conversar com os coordenadores de curso e fazer um levantamento de quais são as principais obras que poderiam ser adquiridas para reforçar a biblioteca.
Caso não haja verba suficiente para uma grande compra, a assinatura de um serviço de biblioteca digital pode ser interessante. Desse modo, os alunos poderão acessar, sem custo, e-books das mais diversas áreas.
Introdução ao ciclo PDCA
Mais do que contornar as situações desafiadoras, a análise SWOT faz com que a sua IES entre em um ciclo de melhoria contínua, que chamamos de PDCA.
O ciclo PDCA é uma ferramenta de gerenciamento de processos que ajuda a melhorar continuamente a eficiência e a efetividade de uma empresa. Ele é composto pelos seguintes passos:
- Planejamento (Plan): identificação dos problemas e definição de objetivos e estratégias para alcançá-los.
- Execução (Do): implementação das ações planejadas e monitoramento de seu desempenho.
- Verificação (Check): avaliação dos resultados obtidos e comparação com os objetivos planejados.
- Ação corretiva (Act): tomada de ações corretivas com base nas conclusões obtidas na etapa de verificação, a fim de melhorar continuamente o processo.
Preparação para desafios
A análise SWOT permite que a instituição de ensino identifique ameaças e prepare medidas para lidar com elas, garantindo sua sustentabilidade e continuidade.
Uma iminente crise financeira no País, por exemplo, pode acender o alerta para a queda de alunos em uma IES. Para evitar que isso aconteça, pode-se criar novos programas de financiamento estudantil, para que as mensalidades não fiquem tão pesadas para os alunos e eles não tenham que abandonar os cursos.
Aumento da eficácia
A análise SWOT ajuda a instituição de ensino a alocar seus recursos de maneira eficaz, aumentando sua eficiência e permitindo que ela alcance seus objetivos com mais facilidade. Afinal, as decisões serão tomadas com embasamento e não focadas apenas em achismos.
Extraia o máximo dos benefícios da análise SWOT
A análise SWOT, quando bem elaborada, traz um diagnóstico importante para o gestor tomar decisões estratégicas e construir seu planejamento de forma mais segura.
É um estudo que aponta os caminhos que uma IES precisa seguir para aproveitar suas oportunidades e forças. E o mesmo para minimizar ou eliminar as ameaças e fraquezas. Desse modo, se torna um método fundamental, desde que reproduzido continuamente, para que sua IES tenha melhores condições de conquistar mais alunos.
Com este texto você já conseguiu ter uma boa ideia sobre uma análise SWOT, tanto na teoria quanto na prática. Porém, a análise SWOT é apenas o começo de uma grande estratégia de marketing e vendas para atrair e captar mais alunos.
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